物资采购与资产管理部

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福建师范大学闽南科技学院物资采购管理暂行办法

2017-12-27 04:59   审核人:   (浏览:)

 第一章    

第一条  为规范学院物资采购行为,加强采购管理工作,进一步提高采购工作效率和资金使用效益,优化资源配置,促进学院事业发展,根据《中华人民共和国政府采购法》和《福建省省级政府采购管理暂行办法》等法律法规,参照《福建师范大学物资采购管理暂行办法》,并结合学院实际,特制定本办法。

第二条  本办法适用于使用学院自有资金(包含通过各种渠道筹措到的办学资金)进行的货物、工程和服务的采购。

货物是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。

工程是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

服务是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条  学院的物资采购活动必须遵守国家有关政策法规,遵循公开、公平、公正和诚信的原则,严格按规定和程序进行。

第四条  学院物资采购实行监督管理职能与操作执行职能相分离的管理体制。学院党委工作部是学院物资采购工作的监督管理部门,依法履行对学院物资采购活动的监督管理职责。

第五条  采购单位是指院内各采购需求单位。

第二章  组织形式

第六条  学院物资采购组织形式分为集中采购和分散采购。

第七条  单项或批量采购金额在5千元以上(含5千元)的货物和服务项目,实行集中采购。集中采购项目可采用参照福建省政府采购网上超市管理的采购、委托采购代理机构采购、学院自行采购的形式,其采购代理范围、方式、限额标准,具体参见学院集中采购目录。采购项目的采购形式有变动的经院长办公会议确定,可不受学院采购目录中的范围、方式、金额的限制。

第八条  单项或批量采购金额在5千元以下的货物和服务实行各单位分散采购,分散采购的代理范围、方式、限额标准,具体参见学院采购目录。

第九条  参照福建省政府采购网上超市管理的采购是指参照福建省政府采购网上超市管理的物资采购方式,并在网上超市公布的货物价格中,下调不低于3%的价格予以直接采购。网上超市没有的品目,参考福建省政府采购网上竞价公示的价格,下调不低于3%的价格予以直接采购。

第十条  委托采购代理机构采购是指委托经省财政厅认定资格的专业采购代理机构所实施的招标采购行为, 学院与委托代理机构签订委托代理协议,约定双方的权利与义务。

第十一条  学院自行采购是指物资采购与资产管理部参照本办法实施的招标采购行为或学院直接采购行为。

第三章  预算和计划

第十二条  各单位在采购活动开始前,应当做好物资采购项目的资金预算,并按本办法规定做好物资采购的申报工作。

第十三条  科研项目在申报项目时要做好资金预算,并按本办法规定做好物资采购的申报工作。

第十四条  科研项目申请采购物资设备必须由系主任、分管科研工作的院领导审批。

第十五条  学院所有物资采购活动(除工程)报送计划至物资采购与资产管理部审核,工程计划报后勤管理部审核。审核后根据本办法规定进行采购活动。

第四章  采购管理程序

第十六条  学院成立物资采购领导小组,负责指导、协调、检查、督促各类物资采购工作。物资采购领导小组的主要职责是:

(一)制订物资采购的管理规章制度;

(二)审核物资采购项目的立项及方案;

(三)审议物资采购的招标方式,审核招标文件、合同;

(四)协调解决学院物资采购过程中产生的纠纷、质疑等问题,并提出解决办法;

(五)审核建设工程实施过程中的设计变更及签证内容;

(六)审核物资采购项目付款事项;

(七)负责学院安排的其它工作。

第十七条  学院采购机构由学院授权物资采购领导小组组织,并依托物资采购与资产管理部组织实施采购行为。其主要职责是负责学院采购组织工作。

第十八条  采购单位应严格按照学院物资采购目录的规定编制和报送采购计划。并提前一个月报送物资采购与资产管理部。报送采购计划时,采购单位需填写《福建师范大学闽南科技学院物资设备申购表》或《福建师范大学闽南科技学院耗材品申购表》,物资采购与资产管理部严格按照批准的计划预算实施采购。

(一)单件或批量5千元以上(含5千元)物资采购由物资采购与资产管理部上报学院物资采购领导小组会议。单件或批量5万元以上(含5万元)的物资采购由采购单位上报院长办公会议。

(二)单件或批量5千元以上(含5千元)至5万元以下的物资采购由物资采购与资产管理部采用院内询价方式直接采购;5万元以上(含5万元)的设备采购由物资采购与资产管理部采用公开招标方式或非公开招标方式采购。

(三)属于教学方面的修缮建设采购,由各系向教务部提出申请报告,报送后勤管理部。除教学外的修缮建设采购申请,由后勤管理部负责。

(四)其他非教学物资采购(除工程外),由需求单位向资产与财务部提出采购申请。

第十九条  采购单位在上报采购计划和预算时,应对需求做好充分的市场调研。

(一)采购单位应在市场询价的基础上科学合理编报采购预算。

(二)采购单位负责编报品名、规格型号、技术指标及售后服务,不得指定品牌(除院内询价)和供应商。但可在同一最高限价的前提下选定3个以上(含3个)的功(性)能相近品牌、型号作为采购对象。采购项目的技术指标,应是所有品牌的共性技术指标,不得以某一品牌特有的技术指标作为技术要求。

第二十条  物资采购与资产管理部对各采购单位报送的采购计划和预算进行审核:

(一)物资采购与资产管理部对各采购单位报送的技术参数和售后服务等条款进行审核,审核其是否是所有品牌的共性技术指标,是否有以某一品牌特有的技术指标作为技术要求,是否有倾向某一品牌。如发现采购单位提出的技术指标不符合有关规定的,须要求采购单位予以修改。

(二)物资采购与资产管理部在市场询价的基础上对预算价格进行审核,并提出最高限额。

(三)单件或批量在10万元以上的设备采购(或教学软件),采购单位必须提供项目可行性论证报告。物资采购与资产管理部根据具体情况组织相关专家及人员对设备技术参数、性能进行论证,提出具体意见,并上报学院物资采购领导小组和院长办公会议。

(四)物资采购与资产管理部根据审查后的技术参数和售后服务等内容,编制招标文件;物资采购与资产管理部可以根据需要,就招标文件征询有关专家或者供应商的意见。最后提交学院物资采购领导小组和院长办公会议审议。 

(五)委托采购代理机构采购的项目,由物资采购与资产管理部将确定后的技术参数和售后服务等条款告知委托代理机构,由委托代理机构按照规定编制招标文件,并报物资采购与资产管理部审核,经学院物资采购领导小组审议后,上报院长办公会议。

第二十一条  单件或批量5千元以下的物资采购实行分散采购,由各采购单位填写《福建师范大学闽南科技学院物资设备申购表》或《福建师范大学闽南科技学院耗材品申购表》,经分管院领导审批后报物资采购与资产管理部审核并进行直接采购。分散采购的采购方式由各采购单位自定,原则上采用询价方式采购,采购单位负责对分散采购的资料进行归档。

第五章   采购方式及采购程序

第二十二条  学院物资采购采用公开招标和非公开招标两种形式。

(一)公开招标的采购形式有公开招标和邀请招标。

(二)非公开招标的采购形式有竞争性谈判、单一来源采购和询价采购。

第二十三条  采购单位不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

第二十四条  符合下列情形之一的货物或者服务,可以依照本规定采用邀请招标方式进行采购:

(一)具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

(二)采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

第二十五条  符合下列情形之一的货物或者服务,可以依照本规定采用竞争性谈判方式进行采购:

(一)招标后没有供应商投标,或没有合格标的,或重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)采用招标所需时间不能满足采购单位紧急需要的;

(四)不能事先计算出价格总额的。

第二十六条  符合下列情形之一的货物或者服务,可以依照本规定采用单一来源方式进行采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)发生不可预见的紧急情况而不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

第二十七条  采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,采用询价方式进行采购。

第二十八条  学院物资采购活动的具体采购方式由学院物资采购领导小组和院长办公会议确定。

第二十九条  采购信息公告

(一)采购信息公告内容包括:邀请招标资格预审公告、公开招标公告、竞争性谈判信息公告、询价信息公告、单一来源信息公告、中标公告、成交结果及更正事项等。

(二)采购信息公告媒体:委托招标代理机构的采购信息,在中国政府采购网(http://www.ccgp.gov.cn )和招标代理机构的网站上公告;属学院自行招标采购项目的采购信息,在学院官网上公告。

(三)委托招标代理机构的公开招标信息公告时间,自招标文件公告之日至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于二十个工作日;非公开招标信息公告时间,自招标文件公告之日至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于七个工作日。

(四)属学院自行招标采购项目的公开招标信息公告时间,自招标文件公告之日至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于十个工作日;非公开招标信息公告时间,自招标文件公告之日至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于四个工作日。

(五)物资采购与资产管理部须及时在学院官网上发布招标采购信息公告。

第三十条  评审专家抽取

(一)属省级政府采购项目(委托招标代理机构)的评审专家,由采购代理机构在省财政厅评审专家库中通过电脑或抽签等办法随机抽取。属学院自行招标采购项目的评审专家,由物资采购与资产管理部会同党委工作部从专家库中共同抽取。采购单位、物资采购与资产管理部、党委工作部和采购代理机构不得指定评审专家或干预评审家的抽取工作。

(二)评审专家的抽取,原则上应当在开标前二至三个小时内进行。

第三十一条  采购方式变更

(一)实行公开招标方式采购的项目,在投标截止时间结束后参加投标的供应商不足三家的,或在评标期间出现符合专业条件的供应商或者对招标文件作出实质响应的供应商不足三家的,变更采购方式需经学院分管领导批准并上报物资采购领导小组。经批准后可以采取竞争性谈判、询价或者单一来源方式采购。变更采购方式应提供下列材料:

1.属委托采购代理机构的,由采购代理机构出具招标公告时间及程序符合规定的书面意见;并分别由采购代理机构法定代表人和学院分管领导签字、盖章。属学校自行招投标采购的,由物资采购与资产管理部出具招标公告时间及程序符合规定的书面意见;

2.物资采购与资产管理部出具变更采购方式的书面申请。

(二)在投标截止时间结束后参加投标的供应商不足三家的,不予开标,对符合条件并经批准采取非公开招标方式采购的,其采购文件信息公告按本办法第二十八条规定执行。

(三)在评标期间,出现符合专业条件的供应商或者对招标文件作出实质响应的供应商不足三家的,对符合条件并经批准采取非公开招标方式采购的,不需再公布采购文件信息公告。(指公开招标文件中已写明对招标文件作出实质响应的供应商仅有两家转为竞争性谈判方式采购的情形)   

(四)招标文件存在不合理条款的,或招标公告时间及程序不符合规定的,应予以废标,并依法重新组织招标。

第三十二条  出现下列情形之一的,应予废标:

(一)符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的;

(二)出现影响采购公正的违法、违规行为的;

(三)投标人的报价均超过了采购预算,采购人不能支付的;

(四)因重大变故,采购任务取消的。

第三十三条  废标后,应当将废标理由通知所有投标人。除采购任务取消情形外,应依法重新组织招标;

第三十四条  评标与中标

(一)采购文件未按规定编制、采购信息未按规定公告的,不得抽取评审专家,不得开标、评标。

(二)采购项目开标时,学院党委工作部应派有关人员参加全过程监督,物资采购与资产管理部、采购单位可按规定派代表参加评标。参加评标的采购单位代表如与供应商有利害关系的,应于评标前依法主动提出回避,并及时调整参加评标的代表。

(三)评标开始时,应成立项目招标小组,招标小组成员由参加评标的专家、采购单位代表、监察人员及工作人员组成,评标专家按招标文件约定的评标方法和评标纪律,客观公正地进行评标。

(四)参加评标的采购单位代表在评标会上可陈述本单位对采购项目的技术要求,但不得指定品牌,不得误导干预评标人。否则,招标小组有权当场中止其参加评标活动。

(五)投标人的报价均超过采购预算价格,应作为废标处理,重新组织招标采购。

(六)除参加评标的专家、采购单位代表、监察人员以及工作人员之外,其他人员不得进入评标现场。

(七)监察人员只负责采购项目评审的监督,不参与评标和发表倾向性意见。

(八)采购单位必须尊重招标小组的意见,按照评标报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商,也可以事先授权招标小组直接确定中标供应商。中标确认在收到评标报告后五个工作日内完成。

(九)如采购单位因特殊原因否决第一中标人,必须以书面材料说明合法理由及相关证明材料报送物资采购与资产管理部。属学校自行招投标采购的须向学院物资采购领导小组报告。经确认后类推第二、第三中标人。特殊情况下可以申请重新招标。

第三十五条  评标费用的收取与支出

(一)属委托代理机构采购的招标代理服务费(含招标文件编制费、评审专家劳务费等),由物资采购与资产管理部与委托代理机构签订委托代理协议,费用标准、费用承担主体按国家、省物价部门有关文件规定执行。属学院自行采购的招标服务费,按国家规定同等略低的收费标准,由中标供应商承担。票据由学院财务部提供,此类经费统一纳入学院财务管理。

(二)属委托代理机构采购的招投标费用,由委托代理机构支付;属学院自行采购的招投标费用,由学院支付。

第三十六条  合同的签订及项目验收

(一)采购合同的签订和项目的验收均由物资采购与资产管理部依法组织实施。

(二)物资采购与资产管理部应在中标通知书发出后三十个工作日内,按照招标文件和中标供应商投标文件的约定,与中标供应商签订书面合同。所签订的合同不得对招标文件和中标供应商投标文件作实质性修改。

(三)合同由物资采购与资产管理部、采购单位、学院党委工作部、学院法律顾问会签后,报学院物资采购领导小组及院长办公会议,通过后才能签订。

(四)合同签订后,由物资采购与资产管理部下发通知,将最后确定的中标结果通知采购单位,由采购单位负责按照合同的要求接收物资。

(五)物资安装调试完毕之后,采购单位向物资采购与资产管理部提出验收申请并填写物资验收申请单,由物资采购与资产管理部组织专家对物资进行验收。如验收不合格,应在验收书上写明情况及原因,根据专家建议进行整改后,采购单位再向物资采购与资产管理部提出验收申请。

(六)隐蔽工程应提前一天申报验收。隐蔽工程验收必须由学院监察与审计中心、项目分管人员、勘察单位、设计单位相关负责人员、监理人员、施工单位施工员等共同验收,隐蔽工程验收合格后,由学院监察与审计中心、监理人员、施工单位和项目分管人员签署隐蔽工程验收记录后,施工单位方可进行下一程序施工。

隐蔽工程验收不合格的,经整改后必须重新验收,合格后方可签署隐蔽工程验收记录,允许下一程序的施工,如未及时整改将对施工单位予以警告或处罚。

(七)验收合格后,由采购单位按照合同约定的时间,凭采购合同、发票(复印件)、中标通知书(复印件)、验收单以及有关文件(含院长办公会议纪要、检测机构证明、供货商的开户银行和账号等)到物资采购与资产管理部办理固定资产登记,并到财务部办理付款手续。

第六章  委托招标及进口代理机构选择与考核

第三十七条  委托招标代理机构选择

(一)学院物资采购领导小组对省财政厅获准登记的省级招标代理机构的资质、业绩、效率、实力等进行综合评审,确定若干个省级招标代理机构作为日常委托代理的备选单位。

(二)对需要委托代理机构采购的项目,由学院党委工作部、采购单位、物资采购与资产管理部共同从备选的代理机构当中随机确定委托代理机构,经学院物资采购领导小组确定后办理委托手续。

第三十八条  委托进口代理机构选择

(一)学院物资采购领导小组对省内外贸代理公司的资质、业绩、效率、实力等进行综合评审,确定若干个省内外贸代理公司作为日常委托代理的备选单位。

(二)对需要委托外贸代理公司采购的进口货物,由学院物资采购领导小组从备选的外贸代理公司中指定一家作为代理机构,经院长办公会议确定后按照采购合同办理委托。

(三)外贸代理公司在采购资金安全上,需要向学院提供书面承诺并写入外贸代理协议,以确保学院采购资金的安全。

第三十九条   学院物资采购领导小组对委托招标或进口的代理机构的考核实行信用一票否决制。采购项目实行委托代理招标或代理进口后,采购单位、党委工作部和物资采购与资产管理部等单位也可通过现场监督、征求供应商意见等途径对委托招标或进口的代理机构进行考核,适时收集委托代理机构的信用资料,进行动态管理。对发现违法违纪行为的,撤消其委托代理资格;造成学院损失的,学院有权依法追究其相应法律责任。

第七章   档案管理

第四十条  集中采购项目的有关采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。

(一)采购文件的保存期限从采购结束之日起至少15年,

(二)采购文件包括:采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收记录、质疑答复、投诉处理决定及其它相关文件、资料。

(三)采购活动记录至少包括以下内容:

1.项目类别、名称;

2.项目预算、资金构成和合同价格;

3.采购方式,采用公开招标以外的采购方式的应当载明原因;

4.邀请和选择供应商的条件及原因;

5.评标标准及确定中标人的原因;

6.废标的原因;

7.采用招标以外的采购方式的相应记载。

物资采购与资产管理部负责组织的采购项目,其档案资料由该部门负责保管;各单位自行组织的采购项目,其档案资料由所在单位负责保管。

第八章  监督检查

第四十一条  学院物资采购领导小组要认真履行学院赋予的职责,建立稳定、顺畅的沟通机制,主动配合,形成合力,加强对学院物资采购活动的管理和监督。

第四十二条  学院党委工作部负责对采购工作进行监察,对采购工作中发现的问题应及时提出并督促纠正。

第四十三条  对集中采购活动负有行政执行和监督责任的有关工作人员,如有徇私舞弊、滥用职权或者玩忽职守的,视情节轻重给予党纪、行政处分;涉嫌犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任。

第九章    

第四十四条  本办法由物资采购与资产管理部负责解释、修订。

第四十五条  本办法自发布之日起实施。

 

 

物资采购与资产管理部

                            2017年12月27日

 

附件:1.福建师范大学闽南科技学院采购目录

2. 福建师范大学闽南科技学院耗材品采购申请表

3. 福建师范大学闽南科技学院物资设备申购表

4.福建师范大学闽南科技学院物资采购流程图

 

 

 

 

 

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